Simak! Berikut Cara Membuat Invoice yang Benar dan Mudah

Mempelajari cara membuat invoice adalah langkah yang tidak dapat Anda lewati sebagai pemilik bisnis. Tagihan yang tidak memiliki komponen penting membuat Anda terlihat tidak profesional – dan dapat membingungkan pelanggan tentang bagaimana atau apa yang mereka bayar.

Ketika pelanggan Anda menerima invoice penuh yang tampak profesional, itu mencerminkan bisnis Anda dengan baik. Anda membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda dan juga mendorong mereka untuk membayar tepat waktu dan penuh.

Baca terus untuk mengetahui cara membuat invoice sederhana dan profesional yang dapat Anda kirim dengan percaya diri yang akan membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat.

Apa itu Invoice?

Membuat Invoice yang berdiri di antara Anda dan uang di bank. Ini adalah dokumen resmi yang mencatat transaksi antara pembeli dan penjual.

invoice biasanya menjelaskan barang atau jasa yang diubah, persyaratan pembayaran untuk komisi, dan informasi lain yang diperlukan untuk transaksi.

Selain menjadi pintu gerbang untuk pembayaran masuk, invoice juga merupakan komponen penting dari akuntansi untuk pengendalian dan audit internal. Jika Anda tidak tahu tagihannya, Anda beruntung karena itu adalah proses yang cukup membosankan.

Seperti yang lainnya, invoiceadalah kertas, dan invoice fisik dan cetak sering dikirim tanpa konfirmasi bahwa penerima telah menerimanya (sampai saya menerima pembayaran).

Saat ini, tagihan sering kali berbasis cloud dengan analitik bawaan yang melacak kapan tagihan dibuka dan dibaca. Ada banyak pilihan pembayaran yang terintegrasi dan mudah serta solusi pembayaran online.

Bagaimana cara membuat Invoice?

Invoice adalah bagian penting dari proses bisnis apa pun, tetapi itu tidak harus rumit dan Anda tidak harus menjadi seorang akuntan untuk menggabungkan semuanya.

Anda dapat membuat invoice sederhana namun jelas di sebagian besar pengolah kata seperti Google Documents, Microsoft Word, Excel, atau bahkan pembuat invoice. Tapi peringatan yang adil, menempuh rute ini mungkin tidak diinginkan dalam hal terlihat profesional.

Atau Anda dapat menggunakan salah satu templat invoice profesional kami jika Anda ingin menghemat waktu dan memastikan itu yang terbaik.

Anda juga dapat menggunakan perhitungan sampel ini sebagai titik awal untuk desain.

Banyak pemilik usaha kecil yang bekerja sama dengan kami telah membuat laporan berbayar dalam waktu singkat, sebagian besar berkat template invoice gratis ini.

Apa pun jenis penagihan yang Anda pilih, pastikan untuk menyertakan informasi penting ini dalam permintaan umum ini selama proses penagihan:

Nama Anda / nama perusahaan
Nama pelanggan dan informasi kontak
Barang atau jasa (item)
syarat penjualan
kondisi
area tanda tangan
Baca terus untuk detail lebih lanjut tentang masing-masing poin ini saat kami mempelajari lebih dalam. Berikut cara membuat invoice, misalnya:

Langkah 1. Sertakan logo perusahaan Anda di judul

Cara pertama untuk membuat invoice adalah dengan memasukkan logo perusahaan Anda. Anda dapat merusak merek Anda jika Anda tidak menyertakan logo dan fitur lain yang berbeda dari merek Anda.

Berikan logo Anda tempat yang menonjol di header invoice. Anda bahkan dapat memutar dokumen dalam warna atau font apa pun selain merek Anda.

Menjaga merek Anda tetap menonjol di seluruh komunikasi Anda meningkatkan kemungkinan bahwa Anda akan mengenal dan menyukai merek Anda.

Jika Anda belum memiliki logo atau tidak memiliki keterampilan untuk mendesainnya, mungkin ada baiknya menjelajahi Fiverr atau Upwork untuk meminta freelancer mendesain logo untuk Anda.

Bahkan jika branding Anda hanya nama pribadi Anda, Anda dapat membuat logo bergaya dan efektif yang membantu invoice Anda menonjol dari tumpukan tagihan di meja pelanggan.

Pilihan lain adalah menyertakan foto kepala Anda dengan invoice. Ini adalah alternatif yang mudah jika Anda belum memiliki logo, dan menambahkan wajah ramah ke invoice Anda lebih mungkin untuk membangun kepercayaan dan hubungan baik dengan pelanggan Anda.

Invoice merek adalah cara yang bagus untuk membangun reputasi Anda, mendukung upaya pemasaran Anda, membedakan diri Anda dari pesaing, dan menunjukkan profesionalisme Anda.

Langkah 2. Tambahkan informasi kontak Anda

Setiap orang yang membayar tagihan harus tahu cara menghubungi Anda secara instan berdasarkan tagihan.

Mereka kemungkinan akan memiliki pertanyaan atau, paling buruk, memperdebatkan beberapa klaim dan ingin mendiskusikannya dengan Anda. Paling-paling, mereka ingin berkomunikasi dengan Anda lebih dari apa yang Anda jual.

Hal ini juga wajib oleh hukum untuk memberikan rincian kontak Anda pada invoice. Ini biasanya mencakup nama, nomor telepon, alamat email, dan alamat kantor Anda.

Anda mungkin ingin menetapkan nomor telepon atau alamat email tertentu ke invoice. Ini memberi pelanggan Anda jalur langsung ke orang yang tepat untuk diajak bicara tentang tagihan mereka.

Apa pun informasi kontak yang ada di tagihan, pastikan itu adalah kotak masuk atau mesin penjawab yang diperiksa secara teratur sehingga Anda dapat segera menanggapi setiap pertanyaan pelanggan.

Langkah ketiga. Masukkan nama dan informasi perusahaan Anda

Menambahkan nama perusahaan Anda ke invoice sangat penting. Terlepas dari apakah perusahaan Anda hanya nama pribadi atau nama bisnis terdaftar, Anda harus menyertakannya di bagian atas invoice.

Sebaiknya nama perusahaan Anda menjadi hal pertama yang dibaca penerima sehingga mereka tahu persis siapa invoicenya. Jika Anda memiliki semacam nomor registrasi perusahaan, Anda harus menyertakannya dengan nama perusahaan Anda.

Bergantung pada pelanggan, mereka memiliki lusinan, jika bukan ratusan, invoice setiap hari. Menyebutkan nama dan informasi bisnis Anda dengan jelas membantu memastikan bahwa tagihan Anda tidak hilang.

Langkah 4. Tulis deskripsi barang atau jasa yang Anda bawa

Deskripsi ini tidak harus panjang, tetapi harus cukup rinci sehingga pelanggan Anda tahu persis apa yang mereka bayar.

Deskripsi terpisah dari setiap item atau layanan harus ditambahkan ke invoice sehingga setiap item unik.

invoice dengan deskripsi produk atau layanan yang kurang jelas menyebabkan lebih banyak pertanyaan pelanggan, yang dapat menyebabkan frustrasi pelanggan dan penundaan lebih lama dalam menerima pembayaran.

Setelah menambahkan deskripsi yang jelas tentang setiap barang yang Anda bawa, Anda perlu menambahkan jumlah dan harga barang atau layanan tersebut.

Jika Anda membayar untuk pekerjaan yang dilakukan per jam, buat daftar jam kerja untuk setiap layanan dan tarif untuk jam tersebut.

Langkah 5. Tambahkan tanggal

Tanggal menambahkan konteks ke invoice dan memudahkan pelanggan Anda untuk memahami seluruh dokumen. Ini juga memberikan panduan yang dapat Anda dan pelanggan Anda gunakan sebagai batu penting dalam hal tanggal jatuh tempo pembayaran.

Yang terpenting Anda ingin menambahkan:

Tanggal saat Anda menyediakan barang atau jasa Anda
Tanggal penerbitan invoice
Banyak invoice profesional biasanya mencantumkan tanggal pengiriman di bagian atas invoice dan menyertakan tanggal persediaan di sebelah deskripsi barang dan jasa.

Memberikan riwayat yang akurat memastikan bahwa pelanggan Anda tahu persis kapan Anda selesai bekerja untuk mereka atau menjual barang tertentu kepada mereka dan kapan invoice diterbitkan.

Langkah 6. Ringkas uang yang terutang

Seiring dengan deskripsi barang atau jasa yang diberikan, jumlah yang harus dibayar untuk setiap barang harus ditunjukkan. Di sebelah kiri setiap artikel, tambahkan subtotal, jumlah dari setiap artikel individual.

Saat Anda menelusuri invoice baris demi baris, secara bertahap tambahkan jumlah ini ke jumlah total terutang. Jumlah akhir ini harus ditunjukkan dengan jelas di bagian bawah invoice sebagai total biaya.

Periksa dua kali lipat dan tiga kali lipat jumlah Anda dan pastikan Anda telah menambahkan pajak yang diperlukan dan jumlah total yang terutang sudah benar.

Langkah 7. Jelaskan syarat pembayaran yang dapat diterima

Idealnya, syarat pembayaran harus didiskusikan dan disepakati bersama dengan pelanggan sebelum pengiriman barang atau jasa, tetapi Anda tetap ingin syarat ini dicantumkan dengan jelas pada faktur.

Bagaimana Anda ingin dibayar untuk layanan Anda? Apakah Anda menerima uang tunai, kartu kredit, cek, atau pembayaran online? Bagaimana dengan penyedia layanan pembayaran yang berbeda seperti e-money?

Di bawah ini adalah daftar beberapa opsi pembayaran yang lebih umum yang diberikan pemilik bisnis di faktur mereka:

Uang tunai
Kartu kredit
memeriksa
Transfer Bank
pembayaran online
Pembayaran seluler
Pembayaran otomatis
Jika Anda memilih untuk membayar langsung ke rekening bank Anda, Anda juga harus memberikan detail bank Anda pada faktur.

Ini adalah panduan untuk membuat faktur yang dapat Anda gunakan untuk menjalankan bisnis Anda. Membuat invoice yang tepat akan berdampak positif bagi bisnis Anda.